適切な文書構成をチェックする３つの鉄則を守ると超デキる風になれる

新しいカテゴリ、「思考と表現の技術」の第3弾。これはビジネスライティングの古典である、「考える技術・書く技術」を中心とした、ビジネスライティングや思考の技術について、あまりちゃんと読まなくても、なんかそれっぽいこと知ってて素敵！と周囲から思われるようなヒントをお伝えします。

第１回はこちら

第２回はこちら

なお、このカテゴリは

テーマや技術の共有

↓

わかりやすい実例

という構成で進めます。

今回は表現する時のメッセージの順番、ロジックの順序について説明します。

適切な文書構成かどうかを調べる３つの鉄則とは？　～テーマや技術の共有～　

適切な文書構成かどうかは、それぞれのメッセージの関係が正しいピラミッド型になっているかどうかでチェックします。実はこれには鉄則があって、３つだけなのです。

１．どのレベルであれ、メッセージはその下位グループ群を要約するものであること
２．各グループ内のメッセージは、常に同じ種類のものであること
３．各グループ内のメッセージは、常に論理的に順序付けられていること

それぞれがなぜ「鉄則」なのかというと、

１．どのレベルであれ、メッセージはその下位グループ群を要約するものであること

関東における人口密度の割合を調べて資料かするときに、下位に「東京、神奈川、千葉、埼玉、茨城、群馬、栃木」が並んでいると違和感を感じませんが、ここに突如として島根とかが混ざってくると関東の話じゃなくなってきますよね？それがグループ群の要約が正しくあることの簡単な例です。

２．各グループ内のメッセージは、常に同じ種類のものであること

グループ化の論理を述べることで、自分の考えを表現したいのだから、同一グループの考えは同じ論理カテゴリーに分類されなくてはならない。例えば、メッセージのひとつがある問題の原因であるならば、そのグループ内の他のメッセージもある問題の原因についてでなければなりません。

　グループ化をチェックする簡便な方法は、そのグループを同じ事象を示す名詞でくくれるかどうかを確かめることです。

３．各グループ内のメッセージは、常に論理的に順序付けられていること

メッセージの配列は論理的に順序付けられていることが大切です。これは第２回で少し細かく説明したのでそちらを参照してください。

正しい文章構成かの３つの鉄則を守らないと…。　～わかりやすい実例～

悪い例

セロタイ

今日は、リビングに置いてあるカゴを有効活用する話をしましょう。ちょうど今、カゴの中に、リンゴ、みかん、工藤が入っているので、今日は果物の話をしましょう！果物の王様といえばバナナですが…

ゾンビさん

工藤誰！！先生！まずは工藤が気になって、果物の話が入ってきません！！！

セロタイ

ごめんごめん、工藤は果物に目がないからね。ずいぶん前から住み着いちゃっているみたい。そうそう、結構この工藤が置いた果物を全部食べちゃうのも問題だと思っているから、そこら辺も会議しよっか。

良い例

セロタイ

今日はリビングに置いてあるカゴの運用課題と有効活用をする話をしましょう。

１．カゴの喫緊の課題

　　→工藤が住み着いちゃっている

　　　（どうすれば出て行って貰えるか？）

２．カゴに何を入れて運用しているか、その充実化について

　　→リンゴ、みかん、（葡萄）

　　　（みんなが喜ぶ果物とは？）

この２点の会話をしていきましょう！

セロタイ

凄くすっきりしたでしょ？

ゾンビさん

運用と現在の課題がわかれてて、上位メッセージの集約感は確かに出ました。ただ、結局工藤が気になって仕方がないです！！

文章構成も原理原則があります。３つの鉄則を守って表現しましょう！