相手を説得出来る資料作成の実践的なポイント３選
仕事をする上で、資料作成をする機会は幾度も存在します。
そんな中で、相手を説得できる資料が作れている。と自信を持って言える方はどれだけいるでしょうか。
今回は、相手を説得できる資料作成の実践的なポイントを３つ紹介していきます。
基本（PREP法,SDS法）を伝えた後に、実践的なポイントを紹介するよ！
楽しみです！
ちなみに、３個というのはテキトーに設定したから、今必死に考えているところさ！
大丈夫かな…。
資料作成の基本
基本的な流れ
まず、資料作成の基本についてです。
これはどんな仕事においても通じるものではありますが、
たまに、何を決めたいのか、何を主張したいのかがまったくわからない時があるよね。
新人さんとか、資料作りに慣れていない分やりがちですかね。
ホント、読んだ時間返せ！人の命を拝借しやがって！って言いたくなるよ。
ツッコミが重い！
PREP
PREPとは、Point（主張）、Reason（理由）、Example（事例）、Point（まとめ）
の頭文字を取ったものであり、最初に
・Point（主張）：結論や主張を端的に述べる
・Reason（理由）：結論や主張の理由付け
・Example（事例）：理由付けがもっともらしいという確証を示す
・Point（まとめ）：主張を再度結論付ける
というものです。
SDS法
SDS法とは、「Summary （概要）・ Details（詳細） ・ Summary（まとめ）」の略
・Summary（概要）： 全体の概要を端的に述べる
・Details（詳細）： 全体の詳細な説明を述べる
・Summary（まとめ）： 最後に全体のまとめを再度述べる
というものです。
PREPもSDSも、基本的な流れは一緒で、結論から先に言っているんだ。
たしかに、ウダウダと書いていると「結局結論は！？」と聞きたくなりますからね。
資料作成の実践的なポイント３選
それでは、「基本が出来ている前提での」資料作成の実践的なポイントを３つ紹介していきましょう。
１．文章は端的に。半分に削る勢いで。
１つ目が「文章は端的に。半分に削る勢いで。」です。
長々と文章を書いてしまうと、本当に伝えたいことが薄まってしまいます。
例えば、
今回の案件において、弊社が貴社に寄与できるポイントとしては以下のように考えています。
一つ目は業務との親和性が非常に高い配送機能の実現です。2つ目は、困ったときにもすぐに問題解決が出来るようにする為の弊社側のサポート体制の構築です。そして最後の３つ目が、導入本番時期までのリードタイムがとても短い、スピード導入の実現です。これにより、貴社のビジネスに高い価値を実現させていただけると考えております。
おそらく、途中で読むのをやめた人が殆どだと思います。
これをポイントを押さえた書き方をすると、
ご提案のポイント
１．業務との親和性が高い配送機能
２．素早い問題解決が可能なサポート体制
３．スピード導入の実現
貴社ビジネスにこれらの高付加価値をご提供致します。
同じことを表現しているのですが、後者の方が「パッと見」で内容がわかりますよね。
「パッと見」でわかる。これ重要だよ！
２．ツッコミどころを準備しておく
２つ目は、「ツッコミどころを準備しておく」です。
少し高度なテクニックですが、今回は「相手を説得する」がポイントです。
つまり、
「相手を説得する＝相手が納得する」と言い換えることが出来ます。
あなたはこれまでの経験上、相手にずっと語られるだけで何かを納得した経験はありますでしょうか？
おそらく多くの方がそうではないと思います。
納得する手前には、質問や自分自身での咀嚼などが存在します。
それを逆手に取り、敢えてツッコミどころを準備しておくことで、
その資料の完成に対する効力感を感じることにより、納得を促すということですね。
なんだか詐欺師の手口みたいです！
失敬な！仕事を円滑に進める為の手口、いやテクニックだから！
手口って言ってしまっているじゃないか。
３．相手が入手できない根拠を添える
最後の３つ目は、「相手が入手できない根拠を添える」です。
相手を説得する場合、定量的な数値の根拠は非常に有効なのは想像しやすいと思います。
例えば、「3年連続顧客満足度1位」なんて聞くと、CSに力を入れているんだなと想像してくれますし、「5年連続増益増収」と聞くと、好調な会社だと思えますよね。
その中でも更に「相手が入手できない根拠を添える」というものは非常に効果的です。
例えば、原価管理システムの提案で、
「同業他社における仕入原価の割合とシステム導入における数値的な効果」
なんてものを提示された場合、納得感が非常に高まります。
相手が容易に入手できない情報であればあるほど、効果が高いと言えるでしょう。
機密情報は当然、流してはダメだけどね。
「御社だけ特別に…」というと途端に胡散臭さが出ますね。
まずは基本の徹底を
相手を説得させる実践的な３つのポイントはいかがでしたでしょうか。
説得に注力したものをご紹介しましたが、繰り返しお伝えしたいのは、
「前提として基本が出来ていること」です。
資料作成の力量は訓練によって確実に高まります。
繰り返し練習することで、相手に納得感を与えられる資料を作れるようになっていきましょう。
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