仕事のデキる新入社員が抑えておきたい資料作成の気遣いのポイント３選とおまけ
4月も終わりに近づき、新しく社会人になった人が少しづつ会社に慣れ始めた頃では無いでしょうか。
業種や仕事の内容はさまざまだとは思いますが、今回は新入社員が抑えておきたい資料作成の気遣いのポイントを例を挙げて紹介していきます。
ポイントは、「頭を捻ってもうひと工夫」です。
これが出来たら新入社員の中では抜きんでている存在になれるよ！知らんけど。
知らんのかい！
資料作成での気遣いポイント
資料の目的を仮で設定してレビューしてもらう
忙しい先輩や上司から、資料作成を依頼されることがあると思いますが、一番最初にする気遣いのポイントが「資料の目的を仮で設定してレビューをしてもらう」です。
資料作成を依頼される際、丁寧な先輩や上司であれば、その資料を使って何を成し遂げたいかを説明してくれると思いますが、多くの場合がそれを明確に提示されないことが多いです。
日本人の特性でもありますが、「言わなくても空気を読んで感じ取ってくれるはず」と甘えている部分が多くの場合に見受けられます。
そういった際に、あらかじめ自分の頭を捻って、仮置きしてそれを明文化して数秒でもいいからレビューしてもらう事をオススメします。
実は、依頼している方もその設定を見ることにより、本来の目的をより明確に出来る場合もありますし、目的がハッキリしている場合にはギャップを埋めることも出来ます。
また、人間は依頼内容から時間が経てば経つほど求めるレベルが高くなってしまう傾向があるので、そのあたりの解消の為にもこのアクションは重要なのです。
あのさ、今度の定例会議の資料、あれをあーしてこーしてまとめておいてくれる？
わかりました。
～１０分後～
資料なんですが、「今回の報告期間、問題は起きませんでした」ってことを伝える内容でいいでしょうか？
違うよ！先週起きた問題の根本原因と恒久措置を説明するんだよ！
・・・先週起きた問題…？
あ！最初はもみ消そうとしてバレたんだった！はい、追加資料。
この上司はダメだな…
要素や大枠をテンプレート化して中間成果物として残す
資料作成はどんな仕事であれ、今後も数多く発生します。
その中で、大枠のテンプレートやひな形、要素を汎用的にして残しておくことは、今後の資料作成の生産性の向上に非常に役立ちます。
ここに拘り過ぎて時間をかけ過ぎてはアウトプットが遅いと思われてしまいますが、テンプレートを残して提出することで、「仕事の効率化や改善が型として備わっている」ということになります。
ＩＴリテラシーの高い人であれば、関数やマクロで編集部分を自動化してあげるとよりグッドです。
僕は毎回毎回全部手作りで時間が掛かるから助かるよ！
元気よく何言ってるんだこの人。
自分なりの疑問点を吹き出しで添える
これが出来ると「自分の頭でよく考えている」という事となります。
言われたまま言われた通りの資料を作ることは対しても難しくありませんが、
作っていくうちに報告内容や提案内容の矛盾や疑問点が沸いてくることがあります。
これを吹き出し形式で乗せつつ、そこにプラス自分なりの解を記載しておくことで、レビューが比較的スムーズに進行しますし、最終成果物の質も高くなるのです。
吹き出しでコメントを書いてくれてありがとう。もしかして「好き」とか書いてないよね？へへ。
うわ！気持ち悪さが天下一品！
その他、小ネタ的気遣い
その他の小ネタ的気遣いにはこんなものがあります。
・Excelなどのシート型の資料は、A1セルにカーソルを合わせておいて、開いた時に一番上から参照が出来るようにする。
・貼り付ける画像ファイルはドキュメント保存時に画像圧縮オプションを付けて容量を節約する。
・エグゼクティブサマリーが必要そうな資料はあらかじめ構成に組み込む
・表やグラフデータで後でデータ変動が発生するようなものは、編集がしやすいように、別表で可変させられるようにする
・印刷して改行や見切れが発生しないようにチェックしておく
・定量値が不足している部分は、二次情報を集めて提示してあげる
・印刷範囲、ヘッダー、フッター、ページ番号等の「基本的な要素」を抜け漏れさせない
気遣いは相手目線で
ついつい、作業に没頭し始めると自分視点でのアウトプットになりがちです。
気遣いとは究極の相手目線を追求することです。
新入社員の頃から、この癖を身につけておくことにより、より生産性の高い仕事を他の内容にも応用する事が出来ます。
一見雑用に思える仕事でも、相手目線に拘って完了させていきましょう！
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