参加者目線で会議を思い通りに進める為のポイント
お客様と競合他社との会議など、ファシリテーターではなく参加者として参画する会議において、その場を有利に、思い通りに進めたいという思いをお持ちの方は多いと思います。
今回は、そういった参加者目線で会議に参加する場合のポイントをいくつか紹介していきたいと思います。
会議を思い通りに進める為のポイント
今回紹介するポイントは３つあります。
１．質問や指摘の背景を確認する
２．中立的な発言を差し込む有識者を用意しておく
３．素早く有利な論点で絞る
です。
今回のは、どちらかというとテクニックよりの話だよ。
ファシリテーターとは違うのかしら？
たしかにファシリテーターは会議をある程度コントロールすることは出来るかもしれないけど、基本的には進行役なので方向付けを自分の考えでコントロールしてはダメですからね。
あと、多くの会議ではファシリテーターとしてじゃなく、参加者として出る会議の方が多いですしね。
あと、今回紹介するのは団体での参加を想定しているよ
よく喋ってうるさいわねぇ。
質問や指摘の背景を確認する
１つ目は、「質問や指摘の背景を確認する」です。
対立する立場の参加者がいる場合、大抵は対案の不備や論理の弱い点を指摘する発言が多くなります。
これはこれで案の成熟化に向けた大切な議論であることは多いのですが、背景としては
・対案を潰す
・自分たちの案の相対評価が良く見えるような部分に注視させる
を目的としている場合が多いです。
つまり、全体最適化を考えた上での発言ではない為、その背景を確認していくと、ほころびが見えるケースが数多く存在します。
参加者がその点に気が付くようにコントロールしていくと、一気に心証面でのリカバリが可能になります。
目的や目標に立ち戻り、逸脱していないかのチェックとも言えるね。
中立的な発言を差し込む有識者を用意しておく
２つ目は、「中立的な発言を差し込む有識者を用意しておく」です。
これは特に議論が煮詰まった時に有効な手です。
決裁者や意思決定者は、常に自分と同じ立場で物事を考えてくれる人を探しています。
特に議論が煮詰まっている状態での対立候補同士の主張や発言は、偏りが激しく、フラットな判断に使い辛い内容であることが多いのです。
そういった場面やタイミングで中立的な有識者の発言を差し込むと、一気に自組織側の今までの発言やスタンスが全体的に中立的なものに聞こえてくるのです。
このポイントは、会議の最初からその有識者に発言をさせるのではなく、議論が停滞し始めた時に発言させるということです。
どちらの立場の人間も刺す！というスタンスから入るのをオススメするよ。
素早く有利な論点で絞る
３つ目は、「素早く有利な論点で絞る」です。
会議は当然、オフィシャルな場です。
そこで決まったことやToDoは当然、合意されたものとしてその後の活動の為に機能します。
また、会議は基本的に
「発散」から「収束」というプロセスを経るのですが、
発散のタイミングでは最終的に絞られる論点候補が多く存在することになり、この候補からどのポイントを収束プロセスでピックアップするかが重要になってくるのです。
ここでの特性として、
・基本的に論点は早い者勝ちで決まる
・論点が出たあとにそれを覆すにはより高い論理性が必要となる
というものがあります。
早い者勝ちの為、素早く構造化し論理的にそれを説明するスキルが求められるということなのです。
コンサルはこのスキルがとても高い人種だね。
不利な状態での思考
では、３つのポイントが実践できず、会議が不利な状態になってしまった場合にはどうすればよいでしょうか。
いくつか、思考の方法を紹介していきましょう。
強引な部分は直接的に指摘する
構造化と論点まとめをする人への対策の１つです。
論点まとめは早い者勝ちという話をしましたが、その分強引さが目立つ場合があります。
その際に「少し強引に論点のフォーカスをしているようなので他の考え方があるか一度振り返りましょう」
といった形での提言で良いです。
注意点としては、
「この論点で良いですか？」
という聞き方を他の参加者にしてしまった場合、思考が追いついてない時に安易に合意してしまうことです。
その為、こちらに有利な論点になり得るであろう候補を１つは例題として出す必要があります。
経緯につじつまが合わない部分が存在するか思い出す
次に、経緯の振り返りです。
状況が変われば発言や考え方も当然変わります。
一貫性の部分が一部欠落しているように見えると全体の信頼性低下に繋がる為、前回の打ち合わせやこれまでの経緯を振り返ってみるのは有効な手だと言えます。
会議を思い通りに進める前に
会議を思い通りに進める為のポイントを紹介しました。
しかし、このポイントは繰り返しになりますが、テクニックよりのものです。
実践する前に必ず、会議の目的や参加することで何を得たいか。
ということをキチンと整理して臨みたいですね。
コメント