会議を効率化する為のたった３つのポイント

会議を効率化する為のたった３つのポイント

仕事をする上で、会議は毎日のように行われています。

自信を持って効率的に運営が出来ていると宣言出来る人はどれくらいいるでしょうか。

きっと、改善の余地はありそうだけどどうしたら良いかわからない。

古くからの慣習をベースに運営しているので、今からやり方を変えるのは難しそう。

というように、モヤモヤしながらも具体的な改善が出来ていない人が少なくないのではないでしょうか。

これまで、会議のやり方やテクニックについて、いくつか紹介した記事もありましたが、今回は、今やっている会議を少しでも効率化し、生産性を高くする為のポイントを紹介していきたいと思います。

会議の生産性が低くなる理由

まず、会議の生産性が低くなる理由についていくつか代表的なものを３つ解説付きで、そしてその他いくつかの原因を紹介したいと思います。

１．何を決める場なのかが明確でない

ゴール設定が出来ていないということですね。こういう会議、めちゃくちゃ多いです。

「とりあえず集まろっか」みたいな。

集まっただけで何となく仕事をしている風の気持ちになれるのがいけませんね。しかも会議が終わって何が決まったかも不明な状態で、

Aさん「おっと次の会議が入っているのでこれにて。」

Bさん「お忙しいようですなぁ」

Aさん「いやいやBさんほどでは無いですよｗ」

なんて承認欲求を満たしあってるんだから目も当てられないですよね。

２．声の大きい人、発言を沢山する人の独演会状態となっている

これまたよく見かけるパターンです。年長者や役職の上の人がお喋りな時にこれに陥ることが多く、参加者は独演会が終わるのをジッと待っています。

が、結局時間切れで「ありがたい風の話は聞けたけど何だったんだっけ？」となるパターンですね。

ファシリテーターが居ても、その権限が明確でない場合や、遠慮がちな時にも良く発生します。

独演会を開いている人は自分の喋りたいことだけが気になって、全体的な会議の位置づけとしても自分が喋っている内容が迷子になってしまうこともしばしばあります。

ちなみに会議中、存在感を出す為だけに参加している愉快犯もいるので気を付けましょう！

３．ファシリテーターがいない。もしくはド下手

ファシリテーターが任命されていない会議が数多く存在します。

もしくは、ファシリテーターが存在していても、会議運営の為の必要権限が全然与えられていない場合や、そもそもファシリテートする技術を保有しておらず、進行がド下手なパターンもありますね。

「ファシリテーターって時間管理するだけちゃうん？」と、大きく勘違いしている人も多いのが現実ですね。

その他

その他には、

・会議に必要のない人が参加している

・会議の意思決定等に必要な人が参加していない

・時間設定が無駄に長い

・そもそも情報共有なので会議自体が無くてよい内容

・資料の記載内容に簡単なミスが多く、内容が入ってこない

・時間は延びるものだという前提でダラダラ進行する

・議題ごとの時間配分が決められていない

・意思決定会議なのに議論や検討をしようとしている

・無駄話が長い

・アジェンダが無い

などが存在します。

会議を効率化する為のたった３つのポイント

たったと言いつつ、５つもあるのかと思いますが、今回は「今やっている会議のやり方を大きく変えずにすぐに実践できるもの」に絞って紹介していきたいと思います。

一般的には、「事前に資料を配布して参加者に目を通しておいて貰い、参加してもらう」や、「TV会議システムを導入する」など、他にもいくつか紹介されているものもあると思いますが、導入ハードルが少し高いものは対象外としています。

１．会議の目的とゴールを明文化して渡す

明文化が一番大切です。「こんなものは毎回暗黙的に出来てるし！」と反論があるかもしれませんが、明文化しているとしていないとではその効果に歴然の違いがあります。

出来ればA4一枚の紙に「会議名、議題１内容、議題１ゴール、議題２内容、議題２ゴール・・・」が書かれているのが理想です。これを準備しておく副次的な効果として、議事録が書きやすくなります。

なお、ゴールの意思決定方法については以下の記事でも紹介しています。

２．ファシリテータはファシリテートに専念させ、権限を与える

ファシリテート技術は色々と書籍が出ていたり、色々なサイトで紹介もされていますが、議論に参加しながらこれを実践するのは実はかなりハードルが高いです。

具体的には、

１．場のデザインのスキル　～場をつくり、つなげる～

２．対人関係のスキル　～受け止め、引き出す～

３．構造化のスキル　～かみ合わせ、整理する～

４．合意形成のスキル　～まとめて、分かち合う～

というものが存在しますが、これは

日本ファシリテート協会のサイト

や、以下のような関連書籍でも紹介されているので、興味があれば調べてみて下さい。

今回のポイントは「専念させる」、「権限を与える」です。

専念は先ほど言った通りですが、次の「権限を与える」も非常に重要です。

話が脱線した時に「脱線しているので話を戻します。」「今回の議題に沿ってポイントを絞って意見を言ってもらえますか？」など、独演会を開いてしまっている人の話の腰を折る必要があるので、その権限を明確に貰っているというお墨付きを与えてあげる必要があるのです。

指摘された方からすると、ちょっと気分が良いものではないですからね。

この辺りは、

「今日はこの子がファシリテーションするからみんないう事聞くこと！」なんていう風に、会議の最初のアイスブレイクの中に要素として盛り込んでも良いかもしれませんね。

３．会議時間の半分、３／４時点、10分前に声を掛ける

これ、意外と効果が絶大なんです。ついつい時間が超過してしまいがちな会議ですが、この声掛けをすることで、議論を発散から収束にメンバーの意識を向ける事が出来ます。

無理やり意味のない結論付けをするのは良くありませんが、「時間を守る」は何においても基本ですからね。

なお、10分前からは議論をせず、ゴール達成の状態と、ToDoや申し送り事項の確認に時間を割くのがベストです。こうすると議事録が書きやすくなるという効果もあります。

会議のやり方次第で前後の仕事の生産性も変わる

会議のやり方の工夫による効果は、会議時間の短縮だけに留まりません。資料などの事前準備で必要となるものが明確にもなりますし、会議後のタスクが明確になり、仕事そのものの生産性が上がると言って良いでしょう。

先進的な企業も会議のやり方は日々改善していますね。例えばAmazonなんかは無言会議を推奨していたりもします。

生産性の向上を目指すなら、会議の改善は切っても切り離せない内容ですね。

なお、議事録を書く上でのポイントは以下の記事で紹介しています。